機材・備品の持ち込みについて
2016.12.20

subimg05貸し会議室を選ぶときには、機材や備品を持ち込めるかを判断するのも重要なポイントになってきます。プロジェクター等の貸出も可能ではありますが、自社の使いなれたものを使用したほうが会議の進行には都合が良いでしょう。貸し会議室を選ぶときには気をつけたいポイントです。会議室を借りるときには、利用料金や立地環境などばかりを重視しがちです。規模や予算も検討をするのも大切ではありますが、機材を持ち込めるかも事前に検討をしておきましょう。最近は、ネット環境を用いた会議も当たり前になっています。会議スペースにLAN環境が設置されているかや、無線LANが設置されているかも事前に調べておいて、当日の会議進行に支障が出ないかの検討を済ませておきましょう。

会議室は目的に応じて適したものを選ぶことが大切です。企業で使用をしたりする場合には、自社のプレゼンテーション用のPCを持ち込むのも当たり前になっています。いざ、会議を始めようとした時に、備品の持ち込みが出来ないでは始まりません。機材トラブルは、すぐに対処も出来ない場合も多いです。当日になって、機器トラブルにより会議が進行できないでは、時間も手間も無駄になってしまいます。また、長時間の会議を実施する場合には、貸会議室が喫煙を出来るスペースがあるかや、飲食等が出来る設備があるか、ケータリングサービスがあるか等も検討しておいたほうが良いでしょう。来場者が遠方から来るような場合には、駐車スペースがあるかの確認もしておく必要があります。荷物の搬入を車で行なう場合も同様に、トラックなどの特殊車両が駐車出来るかや、搬入用のエレベータが設置されているかの確認を済ませておきましょう。

最近の会議では、プロジェクターやマイクセットなどの音響設備の充実した環境で実施するのが当たり前となっています。自社で備品のある企業も多いですが、貸出で済ませるか、持ち込みにするかを事前に検討するのは大切なことです。また、資料等の事前に必要な書類もあるでしょう。会議を進行する上での重要書類も、事前に会議室に配送しておくはずです。事前に荷物の搬入や保管が出来るかを確認して会議室を借りておかなくては、当日の会議進行に不備も出てしまいます。当然、終了後に、荷物を配送手続きが出来るかも確認をしておきましょう。会議は準備を円滑に済ませておくことが何よりも大切です。事前に確認すべきところは確認し、問題無い会議の進行を進めましょう。

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