会場のセッティングのポイント
2016.12.20

subimg04ビジネスを進めるにあたって会議室などの場所を確保することは、非常に重要になります。貸し会議室などを利用して、来場者が多く集まる地の利を得ることを考えます。単に会議などに使う場合には、どこを借りても良いようなものですが、展示会などのビジネスや営業で使うような場合には、交通の便が良くて、わかりやすいところを選ぶ必要があります。わかりにくい場所だと途中でわからずに帰ってしまったり、やっと見つかったということで、商品や商談などに対して興味を失くしてしまうということにもなります。また、印象も重要で、商談にはわざと豪華なホテルを利用する人たちさえいます。会議室を借りる場合も、イメージが非常に重要になります。コストとの兼ね合いもありますが、できるだけ気分が良くなる様な貸し会議室を選んだり、会場のセッティングをしたりするのがポイントになります。

肝心な会場のセッティングですが、展示会などや簡単な立食パーティーなどを含めたりするビジネスなどもあるので、それぞれの方法に合った会議室を選ぶ必要があります。当然下見をしますが、その前に、自社の利用する意味をよく吟味しておき、イメージを作っておくということも効果的です。そうすると現場を下見している時にも、どうすべきか、適しているか判断が容易になります。また、まわりの環境も重要です。外の音がうるさかったり、会議室を仕切って使ったりする場合もあります。そうなると、まわりがうるさくて、良い結果が得られないということもあります。利用する時間帯に、静かに利用できるかどうかも確認をしておきます。

その他、備え付けのシステムや設備、冷暖房、お茶やコーヒーなどの備品など、どの程度サービスが利用できるのかということも確認が重要です。それらが準備できていない場合に、持ち込みがどこまでできるのかなども重要ですし、配置を変える場合に、その前に使っている会社などの後に、セッティングする時間があるかどうかなども確認する必要があります。前後の予定がなければよいのですが、ある場合には時間の余裕があるかどうか、スタッフに聞いておく必要もあります。有り得ませんがダブルブッキングなど、もしかしたら発生するかもしれませんので、その点も確認が必要です。また、提供する業者に経験があるかどうかも重要ですし、インターネットでサイトを見たり、評判を調べたりする必要もあります。予算をかけて借りるのですから、失敗ができないので、準備は万全に行っておく必要があります。

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